公文書は市民の知的資源~今こそ公文書管理条例を

2014年12月25日 21時57分 | カテゴリー: 議会活動(質問ほか)

12月議会が閉会しました
 鎌倉市議会12月定例会が、5 日間会期を延長して1224日に閉会しました。会期途中で報告ができませんでしたが、今回の一般質問では、公共施設再編計画、ごみ処理施策(事業系ごみ等)、公文書管理の3件を取り上げました。以下、このうちの公文書管理について、少し詳しく述べたいと思います。

価値のある文書は歴史的公文書に
 行政の文書には、業務上用いられている現用文書と、その役割を終えた非現用文書とがあります。文書ごとに定められた保存年限を過ぎた非現用文書の中には、後世に残す価値や必要性を有するものがあります。それらを「歴史的公文書」として選別する作業が、今年度から市の各課において試行されています。選別作業は、新たに設けられたガイドラインに沿って各課で行われていますが、文書管理の専門性を身につけた職員の養成、配置の必要性を指摘しました。また、選別された歴史的公文書の保存場所が決まっていない点について、今後の対応を求めました。

市の仕事の検証のために文書作成の徹底を
 現用文書については、文書作成の徹底が求められます。市の事務事業がどのように決められ、どのように行われたかが検証できるように文書が作られなければなりません。しかし、文書作成が徹底されていない、という指摘が市民からも度々あがっているのが現状です。
 市は、今年度初めには新たな文書作成基準を公表すると言っていましたが、今年度末にずれ込む予定です。基準の作成にあたっては、文書作成を免除する「軽微な事案」を限定する、また、口頭での報告や申入れ等でその時点で記録が残らない場合においては、事後的にでも、内容や経過を文書化することをきちんと押さえる必要があります。

公文書は誰のもの?~条例化で意識改革を
 
公文書を「健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源」と位置づける、国の公文書管理法ができて既に5年が経ちます。自治体による公文書管理条例の制定は、全国的にもまだ広がりを見せていませんが、神奈川県内では相模原市が今年4月に条例を施行させました。
 現用・非現用文書にまたがった統一的ルールを規定することにより、現在と将来の市民に対して行政が適正で効率的な説明責任を果たせるようにすることは極めて今日的な課題です。鎌倉市においても、公文書管理条例の策定を急ぐべきです。