公文書館が未設置でも公文書管理条例はできる

2017年8月12日 15時42分 | カテゴリー: 活動報告

8月10日に開催した公文書管理の学習会の報告記事は別掲しましたが、講演の最後に触れられた公文書管理条例について、追記します。
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県内では2市が制定
公文書管理法の34条は「地方公共団体は、この法律の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に関して必要な施策を策定し、及びこれを実施するよう努めなければならない」と定めており、「必要な施策を策定」の中には公文書管理条例の制定も含まれると解釈されます。
しかし、現在のところ条例を制定している自治体は、4県3政令市、いくつかの一般市や町、6月に制定したばかりの東京都を加えて20前後という状況です。
そして、条例を作った自治体のほとんどが、公文書館を有する自治体です(例外的に神奈川県は、全国屈指のレベルの公文書館を持ちますが、公文書管理条例は制定していません)。

県内では、相模原市が、2014年4月に公文書管理条例を施行、同年10月に旧城山町議会棟を利用して相模原市立公文書館を開館しました。
また1974年から公文書館を開設している藤沢市は、ようやく今年4月に公文書管理条例を施行しました。

公文書館未設置でも公文書館機能を整備すれば条例化は可能
公文書管理条例制定の必要性については、これまでに市議会の一般質問で3回にわたり訴えてきました。
条例制定の必要性を認識しているとの答弁はされてきていますが、今年2月議会での市長答弁は
「長期保存文書から歴史的公文書を選別する作業を進めているところだが、作業に2年間程度の期間を要するため、条例の策定については、選別作業を終えた後にさらに検討を進めていきたい」というものでした。
しかし、選別作業と並行して条例策定に向けた検討を始めるべきではないでしょうか。
北海道ニセコ町は、「条例の施行にあたり文書管理が行われていないことを理由に実施を延期することは適当ではないとの判断から文書管理システムを確立する前に条例を施行しました」(同町HPより)とのことです。

公文書館の開設は切望するところですが、鎌倉市が「公文書館(または公文書館的スペース)については、市役所本庁舎の整備の中で考えていく、公文書館(公文書館的スペース)ができるまでは公文書管理条例は制定できない」という考え方であるとすれば、全く賛同できません。

熊本県条例も参考に
瀬畑さんの講演の中では、県内自治体ということで参考事例として相模原市の公文書管理条例があがりましたが、公文書館を持たずに条例を制定した熊本県の事例も参考にすべきだと思います。公文書管理法に準拠していますが、さすが、蒲島郁夫知事だなぁと思わせる条例制定です。

熊本県行政文書等の 管理に関する条例(2012年4月1日施行)の概要
http://www.pref.kumamoto.jp/common/UploadFileOutput.ashx?c_id=3&id=4944&sub_id=1&flid=6&dan_id=1

特徴のひとつは、知事による特定歴史公文書の保存と利用について規定していることです。
熊本県は公文書館を設置しておらず、歴史資料として重要な文書については、保存期間満了後は知事に移管され、移管された歴史公文書は特定歴史公文書と して、不開示情報を除き、目録に従い利用に供される、とされています。

国立公文書館発行の『アーカイブズ』掲載の熊本県、相模原市についての記事も、自治体の担当者が書いていてわかりやすいです。
熊本県における行政文書管理制度(『アーカイブス第52号』)
http://www.archives.go.jp/publication/archives/wp-content/uploads/2015/03/acv_52_p66.pdf

相模原市公文書管理条例制定と公文書館設置への取組(『アーカイブス第55号』)
http://www.archives.go.jp/publication/archives/wp-content/uploads/2015/03/acv_55_p25.pdf

鎌倉市もやればできる!